A estruturação correta de um call center para o agendamento de exames é fundamental para a efeitividade no atendimento. Saiba como:
Quando o assunto é atendimento na saúde, é muito importante entender que existe a responsabilidade máxima de cuidar de pessoas. Isso porque, em grande parte das vezes, em momentos de fragilidade, onde o paciente está buscando por cuidados. Por isso, é tão importante pensar na gestão do call center das clínicas.
É fundamental que a equipe que atua nessa sessão esteja sempre bem treinada em posse das melhores práticas de mercado. Além de contar com os melhores recursos capazes de potencializar o trabalho e trazer resultados positivos para os clientes e para a empresa.
Além disso, o momento do agendamento pode impactar toda a jornada do seu cliente na sua instituição. Por isso, é improtante cuidar para que os pacientes encontrem facilidade ao agendar um procedimento na sua clínica, para que as chances de fidelizá-lo sejam maiores.
Confira algumas dicas para estruturar um atendimento de qualidade e efetivo via call center na clínica:
Linhas para contato
Possuir um bom sistema de linhas digitais e ramais garantem que sua clínica esteja preparada para receber o maior número de ligações simultâneas.
Além disso, é importante ter uma linha digital alternativa para troca de mensagens via voz no WhatsApp, aplicativo amplamente utilizado pelos pacientes.
Preparo da equipe
Algumas boas práticas podem ajudar a melhorar o relacionamento com os pacientes também no momento do agendamento de exames como identificar o paciente o mais rápido possível caso seja um paciente já cliente da clínica, por exemplo.
Além disso, ter um script de conversação para que a equipe possa se relacionar com o paciente de forma efetiva ajuda a levantar as informações necessárias para o agendamento.
Identificar rapidamente algumas questões operacionais também pode ser de grande valia para a gestão da clínica, como se o paciente por algum motivo já deu no-show, eventuais conflitos na agenda caso o mesmo realize mais de um exame no mesmo dia, etc.
Da mesma forma, a reciprocidade, gentileza e empatia são qualidades indispensáveis para todos os atendentes. Isso porque o momento do exame pode ser delicado para os pacientes.
Envio de informações
Para um bom atendimento do call center, os responsáveis devem estar prontos para sanar as mais diversas dúvidas dos pacientes sobre preparos de exames, documentação, informações sobre como chegar ate a clínica e etc, além de monitorar confirmações e dúvidas pós agendamento.
Sistema de gestão
Contar com um sistema estruturado de RIS, como o da Medcloud para estruturar as agendas, salas, disponibilidade de médicos e horários, além de ter à disposição o envio de lembretes digitais do exame e o envio de preparo via email e WhatsApp transforma o atendimento de clínicas e centros de imagem.
As soluções de gestão da Medcloud também permitem que o paciente realize o autoagendamento online com opção também de pagamento online pelo cartão de crédito diretamente no site da clínica.
