10 desafios na gestão operacional da sua clínica

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Listamos 10 desafios que todos os gestores encontram durante o fluxo operacional de clínicas e hospitais e como resolver cada um deles.

O fluxo operacional de unidades de saúde apresenta diversos desafios para os gestores. Por isso, entender quais são os processos mais desafiadores da gestão médica pode ser um grande diferencial para o sucesso do seu negócio.

Além de contar com profissionais especializados e de qualidade, empregar métodos e ferramentas de gestão eficientes pode ser decisivo para que sua clínica consiga enfrentar todos os desafios em seu fluxo operacional e prosperar em sua área.

O RIS Medcloud é um plataforma pensada para atuar em todas as etapas da gestão de clínicas de imagem e centros de diagnóstico, desde o agendamento, até o faturamento e repasse de valores.

Listamos neste texto 10 desafios que são encontrados por todos os gestores de instituições de saúde e como o RIS Medcloud atua auxiliando e automatizando processos.

1. Faturamento TISS/TUSS

Realizar o faturamento de convênios corretamente é fundamental para a rentabilidade da clínica, evitando prejuízos e glosas. E o TISS e TUSS são normas obrigatórias que podem te ajudar a reduzir problemas no faturamento.

A implementação de softwares de gestão, como o RIS Medcloud, é uma excelente forma de garantir o faturamento correto. A solução auxilia os profissionais no momento de registrar os procedimentos e exames, e segue todos os padrões previstos pela legislação.

2. Tabelas CBHPM com diferentes valores de procedimentos por convênio

Elaborada pela Associação Médica Brasileira (AMB) e pelas sociedades de especialidades médicas, a Classificação Brasileira Hierarquizada de Procedimentos Médicos (CBHPM) é utilizada como parâmetro para cálculo de consulta médica.

O principal objetivo da tabela CBHPM é garantir uma remuneração adequada pelos atendimentos terapêuticos e diagnósticos.

Com o RIS Medcloud, a gestão de procedimentos conta com integração CBHPM para facilitar a geração de guias TISS e faturamento de convênios. Além disso, o sistema também reconhece e aceita diferentes valores de procedimentos de acordo com cada um dos convênios aceitos pelas instituições.

3. Guias TISS/TUSS personalizadas por convênio

Quando a clínica conta com um RIS completo, como o da Medcloud, o sistema já é programado com regras para geração de valores diferenciados para parceiros além de formas de pagamento para procedimentos particulares.

As guias TISS e TUSS são personalizadas de acordo com cada um dos convênios aceitos pela clínica em questão, para garantir o repasse correto e a organização interna.

Por isso, a gestão de glosas se torna bastante simples e eficiente, assim como a criação de relatórios para controle de produtividade dos procedimentos executados.

4. Repasse médico

Em muitas instituições o repasse médico ainda é feito de maneira bastante demorada e complexa, isto é, por meio de planilhas de forma manual. O que resulta em um processo lento e passível de diversas formas de erros.

Além disso, quando a clínica ou o consultório não possui um software médico com integração de dados, muitas informações essenciais para o repasse ficam espalhadas, como os procedimentos realizados no consultório, quem os realizou e as quantidades de atendimentos.

Isso significa que na hora de fazer o repasse médico, muito tempo é perdido simplesmente procurando esses dados, o que pode inclusive, prejudicar a realização dos cálculos do repasse.

Com o RIS Medcloud, clínicas, hospitais e centros de imagem têm gestão completa e facilitada de todos os processos da clínica, que inclui faturamento e controle de atendimentos e procedimentos.

Assim, o repasse médico é facilitado, uma vez que o gestor tem controle do fluxo de caixa e ainda pode gerenciar a saúde financeira de sua clínica de forma simples e prática.

5. Confirmação de agendamentos e controle de no-show

Pensando em resolver o problema dos não comparecimentos, a Medcloud ainda oferece opções para que a clínica envie confirmação do procedimento no dia anterior e também algumas horas antes. Tudo automático e personalizável de acordo com a necessidade da clínica.

As confirmações de exames, consultas ou procedimentos também podem ser enviadas via e-mail ou aplicativo de mensagens e a clínica pode escolher o modo de envio para seus pacientes.

Essa função faz com que o paciente receba uma confirmação via WhatsApp em seu celular, ou caixa de e-mail, sobre a consulta que ele marcou, o lembrando de comparecer, e caso for necessário, de cancelar.

É uma maneira eficiente de confirmar os procedimentos, para não acabar com horários vazios na agenda, e para encaixar os pacientes que estão na lista de espera, funcionalidade de extrema utilidade também presente no RIS Medcloud.

6. Assinatura de termos e anamneses

Ao preencher – e assinar – os dados na ficha de anamnese digital, o profissional terá a facilidade de atualizar e acessar o material sempre que precisar, e ainda consultar o histórico do paciente e configurar e padronizar as perguntas que cada profissional da saúde deverá fazer.

A padronização e criação de formulário de perguntas estruturadas também resolve o problema de possíveis lacunas em aberto que podem ser fundamentais para o tratamento e diagnóstico do paciente, como o caso de alergias a algum medicamento, por exemplo.

Também ajuda no planejamento eficaz de todas as ações de acompanhamento, na tomada de decisões e na avaliação da evolução do paciente.

O envio e assinatura digital de termos de consentimento na própria plataforma também auxilia na rotina operacional da clínica e torna, para o paciente, o processo mais claro e seguro.

Desta maneira, ao utilizar corretamente uma ferramenta que oferece um sistema para anamnese digital, o que antes significava em custos e burocracia, agora a gerará resultados satisfatórios, melhor atendimento ao paciente e rotina otimizada.

7. Controle de materiais e medicamentos

Os materiais e medicamentos utilizados pelas clínicas são extremamente importantes para as clínicas, portanto o controle desses itens deve ser rigoroso.

No RIS Medcloud é possível inserir informações como códigos, valores e descrição para cada um deles. O que torna o controle de estoque muito mais preciso e auxilia nos relatórios financeiros de compra de materiais.

8. Gestão automatizada do estoque

Realizar o controle de estoque de uma clínica é extremamente importante para o fluxo operacional da mesma, e pode ser uma tarefa complexa. Ao contar com o RIS Medcloud, essa gestão se torna automatizada.

Após inserir os materiais necessários para cada procedimento, o sistema automaticamente identifica quais estão sendo utilizados e controla a quantidade de materiais e medicamentos ainda em estoque.

8. Descontos especiais para clínicas parceiras

É muito comum que as clínicas possuam parcerias com outras instituições que oferecem serviços complementares. E com essa parceria, normalmente são atrelados descontos especiais para esses serviços.

No RIS Medcloud é possível adicionar esses descontos e aplicá-los de forma automática para agilizar os processos de pagamento e repasse.

10. Fatores redutores e regras personalizadas de desconto

Da mesma forma, o RIS Medcloud oferece a possibilidade de criar regras personalizadas de desconto e fatores redutores para auxiliar no controle financeiro de clínicas e hospitais.

Ao contar com uma gestão financeira automatizada, elimina-se o fator do erro humano devido a pressa e erros de digitação, e os descontos já aparecem de forma automática no momento do pagamento. Além disso, os relatórios periódicos de faturamento ficam muito mais claros e precisos.

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